ARKIVET INSTITUT FOR MATEMATISKE FAG
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Instituttets biblioteker og arkiv
Arkivets hjemmeside





Adgang til arkivets materiale



Ansattes adgang til materialet

Ansatte ved Institut for Matematiske Fag som ønsker at studere arkivets materiale skal altid tage kontakt til arkivudvalget. Hvis man jævnligt har behov for at studere arkivmateriale kan man efter aftale med arkivudvalget låne en nøgle til arkivet og selv blive sat ind i hvordan man låner og tilbageleverer materiale. Proceduren for ansatte er ellers som følger efter man har taget kontakt til et medlem af arkivudvalget:
  1. Man får udleveret Regler vedr. brug af arkivalier og en registreringsblanket (tilgængelig som pdf-fil og dvi-fil), som straks skal udfyldes og afleveres. Dette skal bl.a. sikre at man har gennemlæst reglerne og dermed ved, hvordan man behandler arkivalier.
  2. Man udfylder en bestillingsseddel når man ved hjælp af arkivets hjemmesider har fundet frem til de kasser, som man vil kigge nærmere på. Husk, at man maximalt kan bestille 3 kasser ad gangen.
  3. Bestillingen ekspederes og man får kasserne leveret til sit kontor.
  4. Efter endte studier afleveres kasserne igen og man kan evt. samtidig bestille nye kasser.
Vær opmærksom på, at hvis man ønsker at citere fra materialet eller publicere af det skal man have tilladelse hertil (se under publikation og citering i reglerne nedenfor). Ønsker man at fotokopiere materiale kan det som regel lade sig gøre (se nærmere under fotokopiering i reglerne nedenfor).



Besøgendes adgang til materialet

Er man ikke ansat ved instituttet og ønsker at studere arkivmaterialet som besøgende skal man altid tage kontakt til arkivudvalget før besøget. Proceduren er ellers herefter som følger:
  1. Man får udleveret Regler vedr. brug af arkivalier og en registreringsblanket (kan ses som pdf-fil og dvi-fil), som straks skal udfyldes og afleveres. Dette skal bl.a. sikre at man har gennemlæst reglerne og dermed ved, hvordan man behandler arkivalier.
  2. Hvis man ikke allerede har lånt et lokale på instituttet anvises et lokale, hvor studiet af arkivalierne skal foregå.
  3. Når man ved hjælp af arkivets hjemmesider har fundet frem til de kasser, som man vil kigge nærmere på udfyldes en bestillingsseddel. Husk, at man maximalt kan bestille 3 kasser ad gangen. Bemærk, at det er en stor hjælp hvis man kan give besked om, hvilke kasser man ønsker at studere et stykke tid før man kommer på besøg, så der er bedre tid til at finde dem frem.
  4. Bestillingen ekspederes og man får kasserne leveret til det lokale, der er blevet anvist.
  5. Efter endte studier afleveres kasserne igen og man kan evt. samtidig bestille nye kasser.
Vær opmærksom på, at hvis man ønsker at citere fra materialet eller publicere af det skal man have tilladelse hertil (se under publikation og citering i reglerne nedenfor). Ønsker man at fotokopiere materiale kan det som regel lade sig gøre (se nærmere under fotokopiering i reglerne nedenfor).



Regler vedr. brug af arkivalier fra arkivet

Bemærk, reglerne er også tilgængelig som en pdf-fil og en dvi-fil.

Tilladelse til studium

Når man som besøgende har udfyldt registreringsblanketten og dermed underskrevet, at man vil efterleve nedenstående regler kan man få adgang til at at studere arkivets arkivalier. Visse samlinger eller dele heraf kan være pålagt klausuler og begrænsninger af giveren eller arkivet, og der kan for sådanne samlinger være begrænsninger i adgangen. Som en hovedregel kan man regne med, at arkivalier der er 30 år gamle eller ældre er tilgængelige til studium. Arkivet kan kræve, at den besøgende studerer mikrofilm, fotokopier eller en elektronisk udgave af arkivalierne i stedet for originalerne, hvis sådanne kopier eksisterer. Bemærk, at adgang til at studere arkivmateriale ikke automatisk giver ret til citering m.m. fra det (se afsnittet Publikation og citering fra arkivalier).

Vejledning i behandling af arkivalier

De lånte arkivalier skal behandles med største varsomhed og følgende regler skal følges i forbindelse hermed:


Fotokopiering

Sædvanligvis gives besøgende ved arkivet efter mundtlig forespørgsel tilladelse til selv at fotokopiere arkivalier forudsat at kopierne kun bruges til private studier eller videnskabeligt arbejde. Arkivet kan dog nægte at give en sådan tilladelse, hvis det vurderes at arkivalierne vil lide overlast herved eller klausuler om copyright gør det ulovligt. Ved fotokopiering skal man tage hensyn til arkivaliernes tilstand.

Efter aftale med arkivet kan kopier bestilles af nærmere specificerede arkivalier. Sådanne kopieringsjob vil sædvanligvis blive udført af en sekretær eller studentermedhjælp og bestilleren må dække alle udgifter herved, dvs. såvel omkostningerne ved kopieringen som evt. arbejdsløn.

Publikation af og citering fra arkivalier

En tilladelse til at studere arkivets arkivalier er ikke en tilladelse til at publicere fra dem. Sædvanligvis vil arkivet, i den udstrækning det kan i forhold til klausuler m.m., give tilladelse til at der kan citeres fra arkivmaterialet i videnskabelige arbejder efter skriftlig ansøgning herom. Hvis arkivet ikke har rettighederne til at give sådanne tilladelser vil det være behjælpelig med at oplyse, hvor en sådan tilladelse kan skaffes. Specialer og afhandlinger regnes i denne forbindelse som publikationer. Forskere, som ønsker at publicere deres arbejde, anbefales at forespørge om eventuelle publikationsbegrænsninger før de begynder deres studier af arkivalierne.

Giver arkivet tilladelse til at publicere fra arkivmateriale videregiver arkivet dermed ikke sine copyright-rettigheder, dvs. arkivet kan selv senere publicere det samme materiale eller give andre tilladelse hertil.

Ofte har citater fra arkivalier i publicerede bøger og tidsskrifter en ufuldstændig henvisning, som gør det vanskeligt eller umuligt for andre forskere eller arkivarer at lokalisere det citerede dokument. Derfor anbefales det kraftigt at medtage følgende oplysninger, hvis man ønsker at citere eller publicere fra arkivalierne:

  1. Titel eller beskrivelse af dokumentet. Heri skal medtages: forfatter, evt. modtager og dato. For rapporter og lignende medtages den formelle titel i anførselstegn eller kursiv.
  2. Betegnelse eller nummer på mappe, charteque eller læg. I usorterede samlinger eksisterer denne muligvis ikke.
  3. Kassens nummer.
  4. Betegnelse eller nummer på serien eller gruppen. Kun meget store samlinger er opdelt i serier.
  5. Betegnelsen for samlingen.
  6. Arkivet, Institut for Matematiske Fag, Københavns Universitet og eventuelt adressen: Universitetsparken 5, DK-2100 København Ø. Den komplette betegnelse for arkivet kan man nøjes med at angive for eksempel ved det første citat, hvorefter man kan bruge en eller anden forkortelse.
Eksempler på korrekte henvisninger: